Skapa ett semestermeddelande i Outlook - Så här gör du
Ställ in semestermeddelande: I Microsoft Outlook kan du automatiskt svara på inkommande e-postmeddelanden med en semestermeddelande om du inte är tillgänglig länge. Vi visar dig två sätt att ställa in semestermeddelanden.
1. Outlook: Snabbt till semesternotatet via "Automatiska svar"
Om du vill ställa in en out-office-anteckning i Outlook utan några speciella regler kan detta göras ganska snabbt via "Automatiska svar". Följande instruktioner fungerar med alla aktuella Outlook-versioner.
- Starta Outlook och klicka på "File" -fliken uppe till vänster.
- Under "Kontoinformation" klickar du på knappen "Automatiska svar".
- Här kan du välja den period som frånvaro-meddelandet skickas. För att göra detta, aktivera alternativet "Skicka automatiska svar" och ställ in start- och slutdatum. Om du inte anger något här kommer det automatiska svaret att skickas omedelbart och "för alltid".
- Om du använder Outlook för företag är det också vettigt att skapa en något avslappnad frånvarorapport för dina kollegor ("Inuti min organisation") och en mer formell för affärskontakter ("Utanför min organisation").
- I texten ska du ange slutdatum för din semester eller din frånvaro. Det är också en bra idé att utse en representant för företagsledningsanteckningar som din kontakt kan kontakta för brådskande frågor.
- Med "OK" bekräftar du semestermeddelandet. Alla e-postmeddelanden från starttiden kommer nu att besvaras med den text du har angett.
Exempel på text för kontorsanmärkningar
- Du kan formulera ditt meddelande om frånvaro enligt schemat på skärmdumpen.
- I vårt bildgalleri hittar du också andra mallar för semesteranteckningar.
2. Definiera Outlook-semestermeddelande som regel
Du kan också använda en regel för att skapa kontorsanmärkningar. Detta är lite mer komplicerat, men det gör att du också kan skicka olika kontorsmeddelanden för olika mottagare. Instruktionerna kan variera något beroende på Office-versionen.
- När du startat Outlook klickar du på fliken "File". Kategorin "Information" bör redan väljas här.
- Klicka på "Hantera regler och aviseringar" nedan. Ett nytt fönster öppnas.
- Under fliken "E-postregler" finns posten "Ny regel". Välj "Använd regel på meddelanden jag får" här.
- I det följande kan du välja de fall som avsändare (med vissa ord, till exempel) ska skicka semestermeddelandet för. Om du vill att meddelandet utanför kontoret ska skickas till alla avsändare av de mottagna e-postmeddelandena, välj "Via kontonamnnamn" och välj det e-postkonto du vill ha (om du hanterar flera konton med Outlook).
- I nästa fönster väljer du vad som ska hända med det mottagna e-postmeddelandet. För att besvara dem med en mall måste du kryssa för "svara dem med en specifik mall". För att välja mall (Word-fil), klicka på den blå texten ("i en specifik mall"). Semestermeddelandet är nu aktivt.
I det här praktiska tipset kan du läsa hur du konfigurerar automatisk vidarebefordran av e-post i Outlook.