Tillgång: De viktigaste filtren för formulär
I formulär har du olika alternativ för att filtrera dina data i Access utan att behöva skapa frågor. Du kan ta reda på vilka som är de viktigaste filtren i detta praktiska tips.
Tillgång: Använd allmänna filter för formulär
Det allmänna filtret låter dig välja värden. Textfilter som "Innehåller" eller "Lika" är också möjliga med den här typen av filter. Du kan använda procedurerna som beskrivs här från Access 2010.
- Du kan bara tillämpa allmänna filter på ett fält. Om du vill filtrera flera fält måste du tillämpa filtren separat eller använda ett avancerat filteralternativ.
- Navigera till fältet du vill filtrera.
- Klicka nu på "Filter" i bandet på fliken "Start".
- Om du har ett formulär i tabellvyn kan du också klicka på pilen i fältet på kolumnens högra kant.
- De möjliga filteralternativen visas nu.
- Du kan nu sortera fältinnehållet från A till Ö i stigande eller fallande ordning.
- Du kommer också att se en lista över alla värden som sparas i det aktuella fältet.
- Du kan använda kryssrutorna för att filtrera efter ett eller flera värden. Ta bort markeringarna om du vill utesluta innehållet från resultatet.
- Välj "Textfilter" för att få detaljerade resultat. Om du till exempel vill filtrera namn från ett formulär som innehåller bokstaven T, välj "Innehåller" och ange sedan ett T.
- Ibland ser du inte det allmänna filtret. Detta beror på att det här alternativet inte är tillgängligt för fält av typen "Ja / Nej", "OLE-objekt", "Memo" och "Bilaga".
Åtkomst: Använd urvalsbaserade filter
Om du vill ställa in ett filter för ett specifikt valt fältinnehåll kan du göra det med det urvalsbaserade filtret.
- Navigera till "Start" i bandet och klicka på "Val" i gruppen "Sortera och filtrera".
- Nu får du en rullgardinslista som visar de tillgängliga filteralternativen för ditt val.
- Till exempel har du en studentlista och du har valt ett fält med posten "Student". Det urvalsbaserade filtret ger dig nu olika filteralternativ runt termen "student". Filter "Innehåller elever" får du i resultatet av alla elever i din klass. Studenterna utesluts från resultatet.
- Alternativ för valbaserade filter skiljer sig också beroende på datatyp.
Åtkomst: Använd formulärbaserade filter
Detta filter hjälper dig om du vill filtrera flera fält på en form.
- Klicka på Avancerat> Formbaserat filter på fliken Hem.
- Access skapar nu ett tomt formulär med dina fält.
- Du kan fylla i så många fält du vill med filterkriterier.
- Access visar sedan matchande poster.
- Du kan inte använda följande fälttyper med det här filtret: "Multi-value", "Memo", "Hyperlink", "Yes / No" och "OLE-objekt".
Tillgång: Skapa dina egna kriterier med specialfiltret
Ibland räcker inte standardfiltren. Med det speciella filtret kan du skriva dina filterkriterier själv. För att kunna använda detta filter på rätt sätt bör du redan vara bekant med att skapa frågor.
- Öppna ditt formulär i formulärvyn.
- Se till att inga data har filtrerats än.
- För att göra detta, klicka på "Avancerat" och "Rensa alla filter" i gruppen "Sortera och filtrera" på fliken "Start".
- Om "Rensa alla filter" är dold är inga filter aktiva och du kan gå vidare till nästa steg.
- Klicka på "Avancerat" igen och sedan på "Specialfilter / sortering".
- Lägg till fälten från listan som du vill använda ett filter på.
- Ange önskade kriterier i fältet "Kriterier".
- Kriterierna är grupperade. Du kommer bara att visas dataposter som uppfyller alla kriterier i alla fält.
- Om du behöver alternativa kriterier för ett enda fält anger du det första kriteriet i raden "Kriterier" och nästa kriterium i "Eller" -raden.
- Alla kriterier som du använder i "Eller" -raden filtreras som ett alternativ till kriteriet i "Kriterium" -raden.
- Om du till exempel anger "elev" som kriterium får du bara resultat som har den här posten. Om du anger "elev" under "Eller" får du data som inkluderar både elev och elev.