Åtkomststudie: Grunderna förklaras
Vill du skapa en databas med Access för första gången? I denna handledning förklarar vi de viktigaste grunderna och villkoren från Access Version 2010.
Struktur för en Access-databas
Förutom tabellerna används frågor, formulär, rapporter, makron och moduler i Access.
- All data är initialt organiserad i tabeller. En tabell kan till exempel innehålla adresser eller artikelinformation. Data lagras i kolumner och rader.
- Raderna kallas poster och kolumnerna kallas fält.
- Med frågor kan du filtrera, kombinera eller beräkna uppgifterna i tabellerna. För detta ändamål är olika tabeller kopplade till varandra via relationer vid behov.
- Informationen matas in av respektive användare i formulär. Uppgifterna kan också ses i formulär. Du kan få utfrågningsresultat i formulär.
- Rapporter liknar formulär och används för utskrift.
- Makron används för att automatisera arbetsprocesser. Flera åtgärder, till exempel menykommandon, kan utföras automatiskt efter varandra.
- I moduler kan du spara funktioner och procedurer som du själv har programmerat med VBA.
Designa en Access-databas
En databas börjar i ditt huvud. Det är viktigt att definiera strukturen i förväg.
- Tänk på vilka data (t.ex. artiklar, beställningar, kundinformation) som ska innehålla din databas.
- Dela upp de olika datumen i ämnen. Varje ämne registreras senare i en separat tabell.
- Bestäm vilken information som måste lagras i varje tabell. I en tabell med till exempel artiklar behöver du artikelnamn, artikelnummer och pris som kolumnrubriker.
- Definiera en så kallad primär nyckel för att undvika duplicerade dataposter. Detta säkerställer att redundanta uppgifter inte ens kan uppstå. För artiklar skulle artikelnumret vara den primära nyckeln.
- Definiera förhållandena mellan de enskilda tabellerna. För att skapa frågor från olika tabeller senare måste tabellerna vara länkade. Vid beställning registreras exempelvis artikelnummer. Så förhållandet mellan artikelstabellen och ordertabellen är fältet Artikelnummer.
Visningar i en Access-databas
Du har alltid minst två olika visningstyper för varje objekt.
- I designvy anger du vilka fält som ska användas och ställer in alternativ. Du utformar vyn i formulär och rapporter.
- Databladvisningen visar innehållet i tabellerna och resultaten från frågor.
- För formulär och rapporter visas data i formuläret eller rapportvyn.
Skapa den första enkla Access-databasen
Början på varje databas är tabellen.
- Gå till menyn Bygg genom att navigera till knappen Tabelldesign.
- Ange namnet på fälten i kolumnen "Fältnamn". Namnge fälten, t.ex. artikelnamn, artikelnummer etc.
- Sedan definierar du datatypen. När det gäller artikelnamn är textfältet ett bra val. Access ger dig ett urval här.
- Om du byter till databladvisningen kan du ange testdata.
- Om du har skapat flera tabeller definierar du nu relationer mellan tabellerna. För att göra detta väljer du knappen "Relationer" på fliken "Databasverktyg".
- Med musen kan du rita en linje mellan fälten.
- För att visa filtrerad data i ett formulär eller en rapport väljer du kommandot "Query Design" på fliken "Skapa". Lägg till en eller flera tabeller som du vill använda fält från genom att klicka på.
- Välj fälten du vill använda från tabellerna. Dra antingen ett fält från listan till en tom kolumn eller dubbelklicka på en post i listan.
- Om du använder flera tabeller, se till att du har definierat relationerna korrekt.
- Spara bordet.
- För att skapa ett formulär, gå till fliken "Skapa" och välj "Formdesign".
- Klicka sedan på "Lägg till befintliga fält" i gruppen "Verktyg". Välj nu fälten från tabellerna eller frågan du just skapat och placera dem i utkastet.
- Du har nu skapat din första enkla databas i Access.
I nästa praktiska tips kommer du att läsa hur du gör en korsningsfråga i Access.