Skapa programlista i Excel: en snabbguide
Med förändrad arbetstid är det inte alltid lätt att hålla en översikt. En okomplicerad programlista i Excel kan vara mycket användbar. Vi visar hur du snabbt kan skapa en skift eller en arbetsplan med Office 2010.
Strukturen i skiftplanen
Vår lista består i princip av endast tre komponenter:
- Rubriken, där de olika skifttyperna och de tillhörande tiderna listas.
- Sidofältet med datum och veckodag
- Tabellen där du anger dina respektive lager.
Skiftplan för arbetare
Denna lista är främst avsedd för arbetare som vill skriva ner sina skift.
- Om du vill skapa en lista för dina anställda, följ först dessa instruktioner.
- Lägg sedan bara till några rader under veckodagarna - beroende på hur många anställda som arbetar per skift.
- Där anger du namnen på dina anställda som du vill tilldela de relevanta skiftarna.
1. Formatet på arbetskalendern
Formatera först raderna och kolumnerna enligt dina krav.
- Gå till kolumnrubriken och klicka på kolumn D.
- Flytta musen över höger linjegräns och dra kolumnen till en bredd av 5 cm.
- Dubbelklicka på "formatsymbolen" i snabbstartfältet i "Start-menyn".
- Formatera sedan kolumnerna F, H, J och L 5 cm breda på samma sätt.
- Öka kolumnerna E, G, I och K till 15 cm vardera.
- Välj en bredd på 30 cm för M-kolumnen.
2. Märk listhuvudets rubrik
Ange dina skifttyper i rubriken. I vårt exempel skulle detta vara de tidiga, mellanliggande, sena och nattliga skiftningarna. Om du har färre eller fler lager, justerar du bara fälten i enlighet därmed.
- I den första raden börjar du med cell A1 och anger "januari" eller en annan månad där.
- Cell E1: tidigt
- Cell G1: Mellan
- Cell I1: sent
- Cell K1: natt
- Cell M1: anteckningar
- Skriv den respektive kontortiden i den andra raden.
3. Formatera tidsluckorna i skiftschemat
Som så ofta är fallet finns det naturligtvis en mängd olika designalternativ. I vårt exempel valde vi två kolumner, som var och en visar datum och den tillhörande veckodagen.
- Klicka på kolumn B i kalkylbladet på kalkylbladet.
- Högerklicka för att öppna snabbmenyn.
- Välj alternativet "Format celler".
- Klicka sedan på fliken "Nummer".
- I "Kategori" väljer du "Datum".
- Under "Skriv" välj den femte posten i formuläret "14.03.01".
- Bekräfta ditt val med "OK".
4. Fyll livets två kolumner
I följande steg anger du snabbt datum och veckodag.
- I det första steget klickar du på cell B4.
- Ange datumet "01/01/14" där.
- Klicka sedan på den lilla fyrkanten som du ser längst ner till höger och håll ner musknappen. Dra musen ner tills den sista dagen i månaden visas.
- Förfarandet i cell C4 är nästan identiskt. Klicka på cellen.
- Ange den första veckodagen - i vårt fall onsdag.
- Gör sedan samma sak som för datumet. Klicka på den lilla svarta fyrkanten och dra veckodagarna nedåt med vänster musknapp nedtryckt till slutet av månaden.
5. Slutbehandling på din arbetskalender
Slutligen några visuella mått som teckensnittstorlek, fetstil och fixa den övre raden. Tack vare fixeringen kan du fortfarande se skiftplanens rubrik även om du måste rulla ner. Du kan hitta ytterligare tips om ämnet "Teckensnitt i Excel" här.
- Klicka på kanten på raden 1. Använd symbolerna högst upp i programmet för att ställa in teckensnittstorleken till 14 och med fetstil och centrera texten.
- I rad 2 ställer du in teckensnittstorleken till 12 och anpassar också texten i mitten.
- Välj fliken "Visa" högst upp i programmet.
- Klicka på menyposten "Frysfönster".
- Välj alternativet "Freeze Top Line" från snabbmenyn.
Nu justerar vi ramarna.
- Markera sedan cellerna från E5 till K4 och ner till E34 - K34.
- Tryck på höger musknapp och klicka på "Formatera celler" i snabbmenyn.
- Välj fliken "Ram".
- Välj typen "Interiör" under "Inställningar".
- Bekräfta med "OK".
- Håll knappen [CTRL] intryckt och klicka på kolumnerna F, H, J och L.
- Gå till tabellsymbolen i flikmenyn och välj "Ingen ram".
6. Ange tjänster
Nu kan du ange dina lager, till exempel genom att skriva i X i motsvarande cell. Eller så kan du klicka på motsvarande cell och använda knappen "Fyll celler" för att välja en fin färg som du markerar din tjänst med.
- I vårt exempel markerade vi också söndagarna i färg för tydlighet. För att göra detta, markera motsvarande celler och välj en lämplig färg med knappen "Fyll celler".
Om du vill skapa en årlig kalender direkt, kopiera helt enkelt din nyskapade servicekalender och ändra de två kolumnerna, datum och veckodag. Här kan du ta reda på hur man byter namn på de enskilda kalkylarken på fliken nedan.