E-postnätverk: Hur man gör det rätt
I personliga konversationer är missförstånd mindre vanliga än i elektronisk korrespondens. Med våra tips om e-post netikett kan du uppnå respektfull kommunikation på Internet.
E-post netikett: på detta sätt gör du ett gott intryck när du adresserar personen
En för lös ton i e-postmeddelandet kan snabbt nå mottagaren som respektlöst eller stötande.
- I synnerhet affärskorrespondens är artighet allt-och-slut-adress. Adressera mottagaren försiktigt och avsluta med en trevlig hälsning. Det är inte ett problem om du avviker lite från de nu ganska dammiga standarderna "Kära ..." eller "Vänliga hälsningar".
- Om du redan är bekant med personen väljer du den mer personliga hälsningen "Hej Mr. / Hello Mrs.". Du bör undvika detta formulär första gången du kontaktar oss. För att undvika den hårda "Dear", skriv "Good day Mr. / Good day Mrs.".
- "Varm hälsning", "Många hälsningar" eller "Bästa hälsningar" är definitivt tillåtna som en avslutande hälsning.
- I affärer bör du undvika vad som inte är ett problem i privat e-posttrafik. Förkortningarna MfG (Med vänlig hälsning) eller LG (Hälsningar) förmedlar mottagaren att du inte ens tar tillräckligt med tid för att skriva ut orden. Det är bäst att skapa en lämplig signatur för e-post. Du kan sedan automatiskt lägga till dessa till varje e-post.
Meningsfullt ämne för elektronisk post
Ett ämne bör omedelbart låta läsaren veta innehållet. Detta gäller för affärs- och privat e-postutskickning. Ämnesraden har flera viktiga funktioner:
- Många mottagare skannar först inkorgen för att filtrera bort de viktiga meddelandena från e-postflödet. Meddelanden utan ämne märks knappast i en fullständig inkorg och ignoreras ofta.
- Om det inte finns något tydligt ämne måste du vanligtvis vänta längre på ett svar. Dessutom skapas intrycket av skräppost och många e-postprogram filtrerar sådana meddelanden direkt i skräppostmappen.
- En annan fördel är att lagrade meddelanden kan hittas snabbare om de har ett ämne.
E-postetikett: Ord med stora bokstäver och små bokstäver är tabu
Det är inte bara av läsbarhetsskäl som du inte ska skriva ord helt med versaler.
- Skriv ord med stora bokstäver, ropa bokstavligen till mottagaren. Det ser oförskämt ut. Så gör det inte.
- Det motsatta är dock inte heller tillrådligt: om du skriver hela e-postmeddelandet med små bokstäver är detta mindre läsvänligt.
- Det kan också ge mottagaren intrycket att du faktiskt inte har tid för honom. Detta minskar det goda intrycket med dina e-postmeddelanden.
Använd CC-funktionen med försiktighet
CC-funktionen är användbar för att skicka ett e-postmeddelande till flera personer samtidigt. Alla mottagare kan se adresserna du anger i CC-fältet. Detta gäller också valet av "Svara alla".
- Se till att du bara använder det här fältet om folket är kända för varandra. Detta gäller till exempel e-post till kollegor eller som regel till vänner.
- Om e-postadresser är synliga för alla andra mottagare, kan de användas för att dra slutsatser om affärs- eller privata kontakter. Detta kan leda till stora problem om det till exempel avslöjar leverantörer eller kunder.
- I stället för CC bör du bättre använda BCC-funktionen. BCC står för blindkopia. Detta håller mottagaren anonym - bara du, avsändaren, känner personen.
Ytterligare uppföranderegler för e-postkommunikation
Det finns några fler saker du kan göra för att hjälpa dig att kommunicera via e-post.
- Håll dina e-postmeddelanden så korta som möjligt. Få information till punkten snabbt och kompakt.
- Var uppmärksam på stavning. En text full av misstag gör definitivt inte något bra intryck.
- E-postmeddelanden kan lösas upp med uttryckssymboler ;-) eller :-(. Använd dem bara om du känner mottagaren väl. Med vänner är det inte ett problem. Använd uttryckssymboler med affärskorrespondens. Du bör använda affärspartnern mycket noggrant vet definitivt väl.