Använd Excel som en databas - hur det fungerar
Om du bara behöver en liten databas utan komplexa frågor kan du också använda Excel som en databas. Således sparar du kostnaderna för MS Office Access och kan fortfarande hantera dina data relativt bra.
Skapa en databas i Excel
I vårt lilla exempel skapar vi en leverantörsdatabas.
- När du har övervägt vilken information som ska hanteras i databasen kan du distribuera informationen på ett förnuftigt sätt i kolumnerna.
- Om möjligt bör du alltid lägga upp de data som du vill skapa frågor i en separat kolumn.
- Vi tillhandahåller respektive kolumn med självförklarande rubriker som leverantörsnamn, gata, postnummer, stad, kontaktperson, telefonnummer, leverantör sedan, leverantör för, leveranstid, rabatter och så vidare.
- I den första kolumnen sätter vi ett internt leverantörsnummer. Så att du kan tilldela ID-numren senare består det av en eller flera bokstäver, beroende på hur många tabeller du vill skapa, och sedan ett sekvensnummer. Bokstäverna är förkortningar för respektive tabell. I leverantörstabellen skulle det följaktligen vara en L.
Databasen fungerar i Excel
I Excel kan du inte skapa SQL-frågor så komplicerade som i Access, men kalkylarket har också en del databasfunktioner.
- För att komma åt databasfunktionerna, klicka på fliken "Formler".
- Välj knappen "Infoga funktion" i bandet.
- Under "Infoga funktion" hittar du alternativet "Databas" i rullgardinsmenyn för "Välj kategori".
- De databasfunktioner som finns tillgängliga i Excel visas sedan under "Välj funktion".
- Om du klickar på de enskilda funktionerna får du en förklaring av vad du kan använda respektive databasfunktion för.