Excel: Tillåt bara vissa värden - hur det fungerar
Med datavalidering kan du bara tillåta vissa värden i celler i Excel. Detta innebär att du omedelbart ser till att felaktiga poster inte kan göras i första hand. Detta är särskilt användbart när mer än en person redigerar filen.
Tillåt bara vissa värden i Excel
Följande instruktioner fungerar med alla versioner från Excel 2007.
- Välj en cell eller ett område som ska kontrolleras när du skriver.
- I menyfältet eller bandet navigerar du till Data> Dataregistrering> Dataregistrering.
- I nästa fönster definierar du motsvarande kriterier för giltighetskontrollen under fliken "Inställningar".
- I fältet "Tillåt" kan du välja mellan "heltal", "decimal", "lista", "datum", "tid", "textlängd" och "anpassad". Alla värden tillåts här som standard.
- Beroende på valet har du alternativet under Data för att begränsa värden ännu mer exakt. Till exempel kan du bara tillåta att ett datum anges mellan 01/01/2017 och 31/12/2017.
- Om du vill ange fasta värden direkt väljer du "Lista".
- Ange önskade värden separerade med en semikolon.
- Om posten redan finns i en tabell klickar du på knappen i fältet "Källa", navigerar till motsvarande blad i arbetsboken, markerar relevant område och bekräftar valet med "Enter".
- Du kommer då att se en rullgardinspilar bredvid det tilldelade datakontrollfältet. Nu kan ett värde väljas från listan.
- Ange dessutom hur tomma celler ska behandlas under kontrollen genom att antingen aktivera eller inaktivera kryssrutan "Ignorera tomma celler".
- Om du vill ta bort datakontrollen väljer du de celler som inte längre ska kontrolleras. Navigera till Data> Data Review> Data Review och klicka sedan på knappen "Rensa allt".
Ange in- och felmeddelanden för datakontrollen
Du kan ge användare av filinformationen om det förväntade formatet och information om ogiltiga poster. För att göra detta anger du en motsvarande text för varje giltighetskontroll.
- Under Datakontroll hittar du "Inmatningsmeddelande" och "Felmeddelande" förutom fliken "Inställningar".
- Markera "Visa inmatningsmeddelande när rad är vald".
- Ange en titel och det förklarande meddelandet. Så snart markören finns i den relevanta cellen, visas användaren den här informationen som en popup-fönster.
- Gör samma sak för felmeddelandet.
- Om ett obehörigt värde har matats in visas denna information. Fel värde antas inte och användaren måste ange en korrekt post.
- Om rätt värden har angetts visas detta meddelande inte i enlighet därmed.
Om data inte kan skrivas över kan du låsa och skydda celler i Excel. Du kan läsa hur du gör detta i nästa praktiska tips.