Skapa en formulärbokstav med Excel och Word
Du kan också skapa en datakälla för en Word-e-postfusion från ett Excel-kalkylblad. Skapa en Excel-fil som vanligt och fyll den med data. Vi förklarar de ytterligare stegen i detta praktiska tips med hjälp av ett exempel.
Word-e-post smälter samman med Excel som datakälla
Till exempel skapar du först en Excel-fil enligt grafiken. Starta sedan Word och följ instruktionerna nedan.
- Gå till fliken "FRAKT" i Word.
- Klicka på "Välj mottagare" och sedan på "Använd befintlig lista".
- I nästa dialogfönster väljer du Excel-filen som du just skapade och bekräftar genom att klicka på "Öppna".
- I nästa fönster måste du välja tabellen i Excel-filen där data finns tillgängliga. I detta fall skulle detta vara Tabell 1. Markera "Första dataserien innehåller kolumnrubriker" och klicka på "OK".
Infoga e-fusioner
Sedan du har bekräftat den föregående dialogen med "OK" har du använt Excel som datakälla. För att demonstrera detta lägger du till fält för e-postfusioner till din e-postsammanslagning enligt följande.
- Gå tillbaka till fliken "SHIPMENTS" och klicka på "Insert Merge Field". Posterna i rullgardinslistan motsvarar kolumnrubrikerna i din Excel-fil.
- Sätt ihop ett litet adressblock genom att först sätta in e-postfusionsfältet "förnamn", sedan "efternamn" och sedan "adress".
- Klicka nu igen på fliken "VISNINGAR" i "Förhandsgranska resultat".
Word visar dig nu den första posten i Excel-filen. För den andra personen, klicka på den blå pilen som pekar till höger till höger om knappen "Förhandsgranska resultat". Med dessa pilar kan du gå igenom alla mottagare som Word har läst från Excel-filen. Detta har fördelen att du har bokstaven och layouten tydligt och enhetligt på en Word-sida. Detta innebär att alla ändringar omedelbart tillämpas på alla mottagare. Om nya mottagare läggs till kan du helt enkelt lägga till dem i Excel-filen och de är redan tillgängliga i din formulärbrev.
Dessa anvisningar gäller Outlook 2010/2013. Här hittar du tips om villkorlig formatering.