Outlook: Skapa e-postlista från Excel-kalkylbladet - hur det fungerar
I detta praktiska tips visar vi dig hur du skapar en e-postlista från en Excel-adresstabell i Outlook.
Steg 1: Justera Excel-adresslistan för distributionslistan för Outlook Mail
Innan du kan importera din kontaktlista till Outlook måste du förbereda den först. Annars kan inte Outlook hantera ditt kalkylblad. Följande exempel är baserat på Office 2007, skillnaderna till Office 2010 nämns i texten. Vi kommer att förklara de enskilda stegen igen i bildgalleriet nedan.
- Välj alla rader och kolumner som du vill infoga.
- I bandet under "Formler" hittar du "Definiera namn".
- Här kan du namnge dina markerade dataposter (se bild). Välj till exempel ett namn som "Kontakter" och klicka på Ok.
- Spara din lista som en "xls" -fil eller som en csv. Outlook kanske inte "förstår" det nyare xlsx-formatet.
- Din adresslista är nu redo att importeras till Microsoft Outlook. Stäng nu Excel.
Steg 2: integrera Excel-tabellen i Outlook
Du kan nu importera dina kontaktuppgifter till Outlook enligt följande:
- Outlook 2007: Öppna fliken "Start" och klicka på "Importera / exportera ...". I Outlook 2010 kan du komma till "Importera" -dialogen via "File | Open".
- "Import / exportassistent" öppnas. I listan väljer du "Importera från andra program eller filer" och klickar på "Nästa".
- I följande fönster väljer du "Microsoft Excel". Klicka på "Nästa" bekräftar din post.
- Gå till "Bläddra ..." och välj den tidigare sparade Excel-listan. Om du vill undvika duplikat från listan skapas bör du också markera alternativet "Importera inte duplikat".
- Välj "Kontakter" som destinationsmapp.
- Markera raden "Importera kontakter i mappen: Kontakter". Om du tilldelade ett annat namn i det första steget kommer detta att visas istället för "Kontakter". Klicka sedan på "Karta (anpassade) fält".
- På vänster sida kan du nu se dina värden från tabellen. Tilldela dem nu till fälten på höger sida med dra och släpp. Ett exempel: Du tilldelar namnet "Tony Stark" till fältet "Namn". Den tillhörande e-postadressen finns i avsnittet "E-post". Du kan naturligtvis också tilldela andra värden som adress, telefonnummer, fax etc.
- Bekräfta din post med Ok och klicka på "Slutför".
- Nu har du importerat din adresslista från Excel till Outlook.
Steg 3: skapa adresslista
Nu behöver du bara skapa en distributionslista. I nyare versioner av Outlook kallas denna lista "kontaktgrupp".
- Under "File" navigerar du till "New" och väljer "Distribution list" (Outlook 2007). I Outlook 2010 skapar du en distributionslista via posten "Kontakter" (längst ner till vänster) och sedan i menyraden "Ny kontaktgrupp".
- Klicka på "Välj medlemmar" och välj "Kontakter" till höger om adressboksnätet.
- Nu kan du lägga till valfritt antal importerade kontakter i listan. Bekräfta ditt val med Ok.
- Du kan nu namnge distributionslistan. Bekräfta din post med "Spara & stäng".
Obs: Det här praktiska tipset genomfördes med Excel 2007 och Outlook 2007. Beroende på version kan de enskilda stegen skilja sig något från instruktionerna.
Detta praktiska tips förklarar hur du ställer in en andra tidszon i Outlook.