Skapa e-postfusion med Word - en guide
Formbokstavsfunktionen i Word är verkligen en av de mest populära funktionerna inom ordbehandling. Om du känner lite till det kan du enkelt skapa hundratals bokstäver med bara några klick i framtiden.
Sökvägen till massdokumentet
Blanketten består av två delar, huvuddokumentet - som i allmänhet är detsamma för alla mottagare och de enskilda mottagarnas individuella data. Tre musklick är allt du behöver för att komma till rätt meny.
- Välj först menyposten "Sändning" på fliken Word.
- Öppna sedan undermenyn i gruppen "Starta e-postfusion".
- För dina första formulärbrev bör du anförtro dig "Mail Merge Assistant".
Mail Merge Assistant från Word - ett användbart hjälpmedel för dina första försök
- Först måste du välja en dokumenttyp i Mail Merge Assistant - i vårt fall "bokstäver".
Startdokumentet - grunden för ditt formulärbrev
Start- eller huvuddokumentet är den faktiska bokstaven som du senare lägger till mottagarlistan till. Återigen har du olika alternativ att välja mellan:
- Du fortsätter ditt arbete med Word-dokumentet som redan är öppet.
- Du väljer en mall och ändrar den efter dina behov.
- Du öppnar ett brev som redan har skapats.
Mottagarlistan - den viktigaste delen av seriedokumenten
Med välstrukturerade mottagarlistor sparar du dig mycket arbete i framtiden. Därför bör du ta några minuter i förväg och fundera noga över vilka datakombinationer som är mest förnuftiga för dina ändamål. Ska det finnas flera listor eller bara en och vilka data måste registreras i båda fallen. Ju mer exakt du planerar i förväg, desto jämnare kommer formulärbrevet att vara senare. Mail Merge Assistant ger dig tillgång till olika datakällor:
- Du väljer en befintlig mottagarlista.
- Du får åtkomst till dina Outlook-kontakter.
- Du skapar nu en ny lista.
De sista stegen - de enskilda delarna blir serien
När du har valt rätt komponenter, behöver du bara sätta ihop dem i ett formulärbrev.
- Först och främst, placera adressblocket på den plats som anges för det i ditt dokument.
- Gör samma sak med hälsningslinjen.
- Detta är vanligtvis tillräckligt, men du kan naturligtvis lägga till ytterligare fält om du vill. När du har lagt in alla fält är din formulärbokstav klar.
Du hittar naturligtvis inte bara formulärbrevfunktionen i MS Office, utan också i andra kontorpaket, som Open Office eller Libre Office. Dessa instruktioner skapades med Word 2010.